Comment faire du télé-travail un moment de connexion positive

Les équipes qui travaillent à distance, ou en distanciel pour reprendre le terme à la mode qui aurait pu être validé ou non par Alain Rey, rédacteur en chef des éditions Le Robert, représentent aujourd’hui un modèle qui est va certainement se convertir en norme internationale. Comment peut-on réaliser le tour de force de créer une connexion positive entre des équipes professionnelles distantes ? – Rédaction, 4/11/2020

Les spécialistes répondront en évoquant les outils numériques préparés pour ça, comme par exemple Hootsuite qui permet de gérer tout un ensemble d’informations ‘clients’ ou de prospects des réseaux sociaux au même endroit, dans une seule langue et un seul fuseau horaire. Mais créer un esprit d’équipe dans des bureaux éparpillés en différents continents, en gérant l’organisation des flux et des activités selon les capacités des ressources humaines, et pas seulement en pensant e-commerce, ce n’est pas gagné.

Certes, c’est clair, la technologie est d’une grande aide. En effet, toutes les entreprises confrontées au défi de la communication interne à l’ère du développement international utilisent des outils connus qui permettent de connecter les collaborateurs comme Facebook Workplace, pour partager les actualisations et évènements en direct, Hangouts ou Whatsapp pour les appels vidéos, Google Drive pour partager et éditer des documents sécurisés de taille importante. Même ici, chez Fácilway, nous envoyons chaque semaine des informations à nos équipes en Espagne ou au Luxembourg en utilisant des outils similaires, et pouvons retransmettre en direct des réunions pour que tout le monde puisse participer et poser des questions, indépendamment du lieu ou ils se trouvent.

Il convient en réalité de revenir à des réflexes plus basiques, plus originels…

Mais nous confirmons : toute cette technologie ne représente que des techniques matérielles ou virtuelles de communication, et pour créer des relations et une culture de travail il convient en réalité de revenir à des réflexes plus basiques, plus originels, comme voir des visages, partager des histoires, connaitre plus d’informations sur nos compagnons de travail, d’ou ils viennent, quels sont leurs projets ou leurs histoires… En ayant cela à l’esprit, pourrions-nous éditer une liste assez simple de tactiques qui, en les globalisant au sein d’une entreprise, pourraient créer un vrai esprit d’équipe ? Voyons ensemble quelques conseils qui paraissent notamment dans les réseaux sociaux et qui permettent, une fois regroupés, de voir le travail à distance comme une vraie opportunité de redonner un souffle aux relations professionnelles.

La caméra, une alliée pour créer une connexion positive

Si sourire au téléphone est une technique déjà éprouvée et enseignée depuis longtemps, n’oublions pas que lorsque la caméra est allumée il convient aussi de sourire pour transmettre des sentiments positifs et créer une interaction plus agréable avec nos correspondants. La célèbre phrase anglaise « Smile, you’re on camera », elle-même dérivée du slogan de l’émission humoristique Candid Camera, est révélatrice de l’effet provoqué par la vision d’un équipement d’enregistrement vidéo, même lorsque l’on ne s’y attend pas. Puisque augmenter l’utilisation de la caméra déclenche ce type de sensation, n’hésitons pas à montrer nos émotions et à sourire, et voir nos visages s’éclairer deviendra une belle habitude génératrice d’échanges positifs.

La morosité ‘faciale’ peut revenir à la charge

Mais sourire n’est pas tout ! En effet, échanger sur des bases communes reliées aux activités professionnelles n’est pas de tout repos, notamment lorsqu’il s’agit d’une réunion, d’un débat, d’une prise de décision qui peut jouer sur la rentabilité future d’une cellule, d’un département voire de l’entreprise toute entière. Et souvent, la morosité ‘faciale’ peut revenir à la charge, reflet de pensées sérieuses qui ne prêtent pas à sourire. La solution : programmer du temps de détente ou même des rencontres virtuelles agréables, matérialisés par des rendez-vous ‘café’ ou ‘apéritif’ (hors de l’entreprise bien sûr), voire des fêtes entre collègues, peut communiquer une sensation de déjà-vu positif (programmation cognitive) et aider à déclencher des regards complices et des sourires furtifs qui allégeront l’atmosphère autant qu’une réorganisation ergonomique ou cosmique des bureaux.

Des visites régulières pour remonter le moral des troupes

Visiter les équipes de façon virtuelle peut représenter un tour de force, surtout lorsque l’on préfère les réunions formelles préparées à l’avance et bien rodées, avec une feuille de route ‘aux petits oignons’. Décider qu’une visite ponctuelle et brève de chaque équipe sera effectuée de façon régulière, mais uniquement pour prendre des nouvelles, écouter et partager informellement, peut paraître inutile au premier abord. Néanmoins les expériences positives de ce type remontent régulièrement aux oreilles de nos spécialistes en communication, qui dressent un bilan très positif de ces initiatives.

Le défi pourrait être, selon la situation géographique des équipes, d’établir des horaires qui permettront à tous d’être présents lors de la visite du responsable. Si tous sont connectés et concentrés sur les thèmes abordés lors de la réunion, puis disposés à échanger de manière plus informelle, les résultats seront au rendez-vous. Le contact et le lien créés par cette communication plus détendue pourra s’avérer payant et permettre de renouer avec la connexion relationnelle antérieure, celle des rencontres des grands couloirs voire même la ‘radio-lavabo’ tant importante pour faire circuler les nouvelles.

Autres bons principes énergisants

A toutes les idées précédents il serait bon d’ajouter des habitudes, voire des rites de bonne conduite en période de Covid (à moins de penser que la ’19’ sera la dernière). Faire en sorte que tout le monde reçoive un cupcake de célébration pour marquer la dernière réussite commerciale ou l’installation d’un nouveau service innovant est une manière d’inclure tous les collaborateurs dans la réussite d’un axe important pour l’entreprise, et de rappeler que c’est le résultat d’un travail commun. Créer une plateforme ou autre lieu digital pour échanger sur les bons résultats et encourager à y exprimer des remerciements et félicitations, même sous forme de note, est aussi un bon principe. On peut aussi échanger des cartes postales virtuelles, ce qui connecte deux personnes mais reste quelque chose de spécial, d’exotique, et donc une attention difficile d’oublier, un clin d’oeil plus personnel.

Apprenons à utiliser les outils numériques pour créer une réelle connexion

Les compétitions amicales, les réunions internationales, l’utilisation d’ambassadeurs des bureaux ou d’équipes pour les réunions de Direction, les traductions en plusieurs langues des agendas et planification de rencontres permet encore de créer une ambiance plus favorable à l’échange. Alors oui effectivement nous avons appris à utiliser des outils numériques pour échanger en toute sécurité, apprenons maintenant à les utiliser pour créer une réelle connexion, un moment agréable profitable à tous et favorable à la rentabilité de l’entreprise.